Wskazówki dla utrzymania porządku na biurku

Patrząc na swoje biurko zaśmiecone papierami, zapewne pamiętasz zdanie, które (błędnie) przypisuje się Einsteinowi: „Jeśli bałagan na biurku oznacza bałagan w głowie, to co oznacza puste biurko?”. A może brak czasu i chęci uporządkowania tych śmieci? Wyjaśniamy, dlaczego konieczne jest utrzymanie porządku w miejscu pracy i doradzimy jak zorganizować sobie przyjemną oraz produktywną przestrzeń

Porządek na biurku nie oznacza sterylnej czystości. Jest to raczej przemyślany system organizacji miejsca pracy. Pozwala on nie tracić czasu na szukanie dokumentów i gubieniu różnych przedmiotów jak np. długopisów czy karteczek.

Jeśli bałagan nie przeszkadza Ci w szybkim poruszaniu się po dokumentach i plikach - zostaw swoje rzeczy tak, jak leżą. Pod warunkiem, że pracodawca nie wyrazi dezaprobaty wobec Twojego miejsca pracy. Albo wypróbuj nasze sposoby na porządek biurka i sprawdź po kilku tygodniach, czy widzisz poprawę. Nawet tylko w celu eksperymentu.

Plusy porządku na biurku

Zaczynając dzień pracy „od czystego biurka”, możesz skupić się na ważnych projektach, nie rozpraszając się niepotrzebnymi drobiazgami i starymi papierami. Porządek inspiruje do produktywnej pracy i zwiększa koncentrację. Ponadto nie będziesz musiał gorączkowo sprzątać przed zaproszeniem kolegi, bądź klienta na spotkanie. Zyskaj reputację schludnej i zorganizowanej osoby. W końcu fajnie jest samemu pracować przy czystym biurku.

A czy są jakieś wady?

Oczywiście są też wady, które można potraktować z przymrużeniem oka. Nie będziesz w stanie zwycięsko unieść rąk i krzyknąć „znaleziono!” po przeszukaniu całego biurka poszukiwaniu pożądanego dokumentu. Nie ciesz się wiosennymi porządkami, gdy wyrzucasz kilka pudeł ze śmieciami, a koledzy wyraźnie widzą, że naprawdę posprzątałeś swoje rzeczy. Siedząc w miejscu pracy, prawdopodobnie nie znajdziesz paczki ciasteczek, o których zapomniałeś tydzień temu pod stosem papierów. Nie możesz nikomu powiedzieć, że „to jest twórczy bałagan”.

Jak utrzymać porządek na biurku?

1. Miejsce na kosz na śmieci w zasięgu ręki

W koszykówkę biurową nie jest fajnie grać w ten sposób. Jednak możesz wyrzucić niepotrzebną kartkę papieru, złamany ołówek lub inne przedmioty, po prostu wyciągając rękę. Bez ryzyka zgubienia kosza na śmieci lub gromadzenia niepotrzebnych rzeczy na biurku, dopóki nie zajmą całej przestrzeni. Ale nie stawiaj kosza w najbardziej widocznym miejscu, szczególnie w pracy. Lepiej pod biurkiem lub w rogu pomieszczenia.

2. Trzymaj podstawowe rzeczy na biurku

Najpotrzebniejsze przedmioty – pod ręką, niezbędne w ciągu dnia – na biurku. Resztę włóż do rzadko używanej szuflady - w pudełku pod biurkiem. Uporządkuj rzeczy według potrzeb, a na meblu będzie ich znacznie mniej. Niezbędne rzeczy powinny być w zasięgu ręki, w przeciwnym razie będziesz stale przeszukiwać wszystkie półki i pudełka w poszukiwaniu „nagle” potrzebnego zszywacza.

3. Rozważ przechowywanie w konkretnych miejscach swoje rzeczy

Używaj szuflad, półek (jeśli są dostępne), pudełek, podstawek oraz innych powierzchni i pojemników, które pomogą uporządkować przestrzeń roboczą swojego biurka. Świetnie też sprawdzą się różne teczki czy segregatory na dokumenty.

4. Stwórz katalog papierowy do pracy

Jeśli ciągle masz do czynienia z papierami, posortuj je i przechowuj w „katalogu”. Możesz sortować według nazwy, daty, znaczenia lub innych ważnych parametrów. Pozwolą Ci one szybko zidentyfikować różne pliki potrzebne do pracy przy biurku. Oczywiście będziesz musiał majstrować przy tworzeniu swojego katalogu, ale wtedy, jak prawdziwy bibliotekarz, w kilka sekund znajdziesz potrzebne dokumenty.

5. Papier „czyściec”

Utwórz stos „przychodzących plików” dla nowych dokumentów na biurku. Stos powinien być ograniczony pod względem liczby plików, na które w danym momencie nie masz czasu. W przeciwnym razie istnieje ryzyko gromadzenia papieru i tworzenia się niepotrzebnego bałaganu.

6. Elektroniczny pomocnik w utrzymaniu porządku na biurku

Przenieś wszystkie notatki z pracy do smartfona lub komputera. Wyrzuć notatki przyklejone do monitora, ściany lub biurka. Notatki cyfrowe nie są tak jasne i „irytujące” przez cały dzień. Możesz ustawić powiadomienie, gdy będziesz musiał wrócić do danego zadania.

7. Rytuał czyszczenia

Nabierz nawyku sprzątania swojego biurka o określonej porze. Na przykład w „Czysty czwartek” lub "Dzień biurka" przed wyjściem z domu. Lub w piątek, jeśli masz pewność, że możesz spóźnić się 10 minut pod koniec tygodnia pracy. Wyrzuć śmieci, dodatkowe papiery, ułoż przedmioty na powierzchni biurka i w szufladze. Sprawdź przestrzeń pod meblem. Jeśli będziesz robić to na bieżąco, zajmie Ci to tylko 5 minut.

8. Nie jedz przy biurku

Chociaż ta rada nie odnosi się do organizacji przestrzeni, ale do organizacji przepływu pracy. Jedząc przy biurku można spokojnie zjeść więcej. Kiedy jesteśmy zajęci, nie zwracamy uwagi na to, ile jemy. Nawet jeśli nie jesteśmy już głodni, wybieramy nienajzdrowsze przekąski. Dodatkowa przerwa na lunch pomoże Ci oderwać myśli od spraw i wrócić do nich z nową energią.

Jeśli nie możesz uniknąć przekąsek przy biurku, wybieraj jedzenie, które się nie kruszy, nie rozlewa ani nie brudzi. Wytrząsanie okruchów z klawiatury lub wylanie zupy na laptopie w pracy to ponura perspektywa.  Postaraj się być ostrożny i nie przeszkadzać innym (silny zapach jedzenia może być nieprzyjemny dla kolegów). Posprzątaj po sobie i wytrzyj biurko po obiedzie.

Postępuj zgodnie z tymi prostymi wskazówkami, a Twoje biurko będzie przyjemne do pracy i dla oka.